ماژول واتساپ در سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیام‌رسانی، پشتیبانی و فرایندهای فروش خود را یکپارچه و هوشمندتر مدیریت کنند. مدیریت جداگانه و دستی مکالمات با مشتریان، خارج از سیستم CRM، می‌تواند منجر به سردرگمی، ازدست‌دادن اطلاعات و ناکارآمدی شود؛ درحالی‌که، ماژول ارسال پیام واتساپ، این شکاف را پر می‌کند. در ادامه این مطلب شما را با امکانات و قابلیت‌های این محصول آشنا خواهیم کرد.

ماژول واتساپ چیست و چه کاربردی دارد؟

ماژول واتساپ، ابزاری است که امکان اتصال این پیام‌رسان به سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان را فراهم می‌کند؛ در نتیجه، تاریخچه تعاملات با مخاطبان و اطلاعات حاصل از آن در یک محیط واحد ذخیره و مدیریت می‌شود. ارتباط ماژول واتساپ با سی آر ام چیست؟ واتساپ به‌تنهایی برای پیگیری فروش یا مدیریت سرنخ‌ها طراحی نشده است؛ اما با اتصال به CRM، از یک پیام‌رسان ساده، به یک ابزار کاربردی برای مدیریت چرخه فروش تبدیل می‌شود.

کاربرد کلیدی این ماژول، مدیریت متمرکز و هوشمند تمام تعاملات مشتری در یک نقطه است. به این معنا که تمام گفت‌وگوها، فایل‌ها و تاریخچه‌ مکاتبات واتساپ هر مشتری، به‌طور خودکار در پروفایل مرتبط او در CRM ثبت و ذخیره می‌شود. این یکپارچگی به همراه خودکارسازی ارتباطات، فرآیندهای کاری را ساده و کارآمد و به افزایش رضایت مشتریان کمک می‌کند.

ماژول ارسال پیام از طریق واتساپ چگونه کار می‌کند؟

وقتی یک مشتری پیامی از طریق واتساپ به شماره کاری شما می‌فرستد، CRM شماره را شناسایی می‌کند، گفت‌وگو را به کارشناس ارجاع می‌دهد و سابقه مکالمه را ثبت می‌کند. در ادامه این روند، گردش کار (Workflow) سی آر ام پیام پیگیری خودکار برای مشتری می‌فرستد.

این ماژول بر پایه یک وب‌سرویس اختصاصی به نام وال مسیج (WallMessage) عمل می‌کند. کاربران؛ مانند کارشناسان فروش یا پشتیبانی، بدون نیاز به خارج‌شدن از محیط نرم‌افزار CRM یا استفاده از تلفن همراه شخصی، می‌توانند از طریق این واسط، مستقیما با مشتریان در واتساپ ارتباط برقرار کنند. شیوه و ترتیب کار ماژول ارسال پیام از طریق واتس اپ به شرح زیر است:

1. یک شماره تلفن سازمانی، که به‌عنوان شماره واتساپ کسب‌وکار شما شناخته می‌شود، از طریق ماژول به وب‌سرویس وال‌مسیج متصل خواهد شد.
2. پیام‌های ارسالی از CRM به شماره مخاطب در واتساپ تحویل داده می‌شود. به‌طور همزمان، پاسخ‌های دریافتی از مشتری هم بلافاصله در صفحه گفت‌وگوی مربوطه در CRM نمایش و در سابقه مشتری ثبت می‌گردد.
3. سیستم به‌طور خودکار شماره فرستنده را با رکوردهای موجود در بانک اطلاعاتی CRM تطبیق می‌دهد و گفت‌وگو را در پروفایل صحیح ذخیره می‌کند.

امکانات و قابلیت‌های ماژول ارسال پیام واتساپ

این ماژول طیف گسترده‌ای از قابلیت‌های ارتباطی و مدیریتی را عرضه می‌کند که در ادامه به شرح آن‌ها می‌پردازیم:

• ماژول ارسال پیام واتساپ از ارسال و دریافت نه‌تنها پیام متنی، بلکه فایل‌های صوتی، تصویری، ویدیویی، مستندات، استیکر، کارت ویزیت و حتی موقعیت جغرافیایی هم پشتیبانی می‌کند.
• امکان اجرای کمپین‌های تبلیغاتی یا اطلاع‌رسانی هدفمند با انتخاب گروهی از مشتریان از لیست CRM را فراهم و از نتایج گزارش تهیه می‌کند.
• چندین کارشناس، به‌طور همزمان، می‌توانند از یک شماره واتساپ سازمانی استفاده و گفت‌وگوهای خود را، به‌طور جداگانه، مدیریت کنند. همچنین، امکان اتصال چند شماره تلفن به یک ماژول وجود دارد.
• خودکارسازی فرآیندها (Workflow Integration) در این ماژول، امکان ارسال پیام خودکار هنگام رویدادها و فرآیندهای خاص CRM، مانند ایجاد سرنخ‌های جدید، صدور فاکتور یا ثبت تیکت پشتیبانی را ایجاد می‌کند.
•  وجود بات پاسخ‌گو (Chatbot Integration) در ماژول، که برای پاسخ‌دهی خودکار به سوالات متداول، ثبت خودکار تیکت یا استعلام وضعیت سفارش از طریق واتساپ مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ماژول دارای داشبورد تحلیلی است که گزارش و نمودارهای وضعیت ارسال، نرخ تحویل، نرخ تعامل و عملکرد کارشناسان را نشان می‌دهد.

مزایای استفاده از ماژول واتساپ در CRM

استفاده از این ماژول، مزایای عملی قابل توجهی برای کسب‌وکارها به همراه دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• افزایش کارایی: بی‌نیازی به جابه‌جایی بین برنامه‌ها و تمرکز تمام فعالیت‌ها در یک پلتفرم واحد، زمان و انرژی تیم را ذخیره می‌کند و موجب افزایش کارایی آن‌ها می‌شود.
• بهبود کیفیت خدمات: دسترسی فوری و کامل به تاریخچه مشتری، به کارشناسان کمک می‌کند که پاسخ‌های شخصی‌سازی‌شده و دقیق به مشتریان بدهند.
• کاهش ریسک و افزایش امنیت: استفاده از وب‌سرویس اختصاصی در ماژول واتساپ، ریسک مسدودشدن شماره تلفن سازمانی را به حداقل می‌رساند. همچنین، برخلاف استفاده از دستگاه‌های شخصی، تمام ارتباطات در CRM و تحت کنترل کسب‌وکار باقی می‌ماند.
• کمی‌سازی تعاملات: تبدیل گفت‌وگوهای غیررسمی به داده‌های ساختاریافته که امکان تجزیه‌وتحلیل، گزارش‌گیری و بهینه‌سازی استراتژی‌ها را فراهم می‌کند.

کاربرد ماژول واتساپ در فروش، بازاریابی و پشتیبانی

ماژول ارسال پیام از طریق واتس اپ در هر کدام از فرآیندهای فروش، بازاریابی و پشتیبانی کاربردهای موثری دارد  که عبارتند از:

• بخش فروش: این ماژول در بخش فروش، کاربردهایی از قبیل پیگیری سرنخ‌ها، اطلاع‌رسانی محصولات جدید، ارسال پیش‌فاکتور و پاسخ سریع به استعلام قیمت، خواهد داشت.
• بخش بازاریابی: اجرای کمپین‌های هدفمند برای گروه‌های خاص مشتریان، برای مثال، اطلاع از حراج یا محصول جدید و سنجش نرخ تعامل مستقیم از کارایی‌های ماژول واتساپ برای بخش بازاریابی است.
• بخش پشتیبانی: این ماژول به بخش پشتیبانی در پشتیبانی فوری، دریافت و پیگیری مشکلات، ارسال راهنماهای آموزشی و رفع اشکال به‌صورت چندرسانه‌ای، کمک می‌کند. به‌طور مثال، وقتی مشتری درباره سفارش خود به شما پیامی می‌دهد، سیستم به‌طور خودکار گفت‌وگو را به کارشناس مرتبط منتقل می‌کند و تمام این مکاتبات در پروفایل مشتری ثبت می‌شود.

الزامات فنی و امنیتی ماژول ارسال پیام واتساپ

این ماژول، به‌عنوان یک افزونه برای نرم‌افزار Microsoft Dynamics 365 طراحی شده است و اصلی‌ترین نیاز فنی، داشتن این پلتفرم در CRM به شمار می‌رود. زیرساخت ارتباطی آن بر پایه وب‌سرویس اختصاصی وال مسیج است که برای هر شماره تلفن سازمانی به مدت ۱۳ ماه فعال می‌شود.

از نظر امنیتی، تمام ارتباطات از طریق این کانال امن برقرار می‌شود و تاریخچه تعاملات به‌طور کامل در سرورهای تحت کنترل کسب‌وکار (محیط CRM) باقی می‌ماند. همچنین، ماژول، امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف برای کاربران را مطابق با تنظیمات امنیتی CRM فراهم می‌کند.

ماژول واتساپ، ابزاری مناسب برای مدیریت ارتباطات با مشتریان

ماژول واتساپ، تنها یک ابزار برای ارسال پیام از طریق CRM نیست، بلکه یک پلتفرم هوشمند تعامل با مشتری است که منجر به بهبود فروش، بازاریابی و خدمات مشتری کسب‌وکار شما می‌شود. ما با عرضه این ماژول به شما، کمک می‌کنیم تا تعاملات خود را با مشتریانتان به سطحی حرفه‌ای برسانید و در رقابت با سایرین چندین قدم جلو بیفتید.

برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در چت پشتیبانی یا واتساپ به شماره 09198906850 در ارتباط باشید.

سوالات متداول