معرفی محصول

در هر سازمان، مدیریت حجم بالای فایل‌ها، مستندات، قراردادها و پیوست‌ها یکی از چالش‌های اساسی است.

ماژول مدیریت فایل و اسناد (DMS) CRMONLINE، راهکاری جامع برای بایگانی، ذخیره، سازماندهی و دسترسی سریع به فایل‌ها و مستندات در محیط Microsoft Dynamics 365 / CRM است.

این ماژول به شما امکان می‌دهد تا بدون تأثیر منفی بر سرعت یا حجم دیتابیس، تمامی فایل‌های سازمانی را در ساختاری منظم و ایمن ذخیره کرده و به رکوردهای CRM متصل نمایید — درست مثل قرار دادن زونکن‌ها در قفسه‌های دیجیتال!

اهداف ماژول

• ایجاد بستر متمرکز برای مدیریت فایل‌ها و مستندات در CRM
• جلوگیری از افزایش حجم دیتابیس اصلی و کندی سیستم
• بهبود دسترسی و سازماندهی فایل‌های مرتبط با مشتریان، پروژه‌ها و فرآیندها
• تسهیل همکاری تیمی و کنترل نسخه اسناد
• افزایش امنیت و سهولت در آرشیو و بازیابی اطلاعات

قابلیت‌ها و امکانات

• درج در کلیه فرم‌های سیستم (Full Entity Integration)
• افزودن بخش مدیریت فایل به همه فرم‌ها (Contact، Lead، Opportunity، Case و…)
• امکان مشاهده و دانلود مستقیم اسناد مرتبط از هر رکورد
• آپلود مستقیم فایل‌ها (Direct Upload)
• بارگذاری انواع فایل‌ها (PDF، Word، Excel، تصاویر، ویدیو و…) از داخل فرم CRM
• ثبت عنوان و توضیحات برای هر فایل
• امکان حذف یا جایگزینی فایل در هر زمان
• مدیریت بدون تأثیر بر کارایی سیستم (Performance Friendly)
• ذخیره فایل‌ها خارج از دیتابیس اصلی برای جلوگیری از افزایش حجم SQL
• عدم کاهش سرعت Dynamics 365 حتی با هزاران فایل
• سازگاری با نسخه‌های On-Premise و Cloud
• امکان پیاده‌سازی روی سرور مجزا (External Storage Support)
• تعریف محل ذخیره‌سازی اختصاصی برای فایل‌ها
• پشتیبانی از سرورهای داخلی، شبکه‌ای یا فضای ابری
• افزایش امنیت و کنترل دسترسی
• یکپارچگی با SharePoint و سیستم‌های DMS خارجی
• اتصال مستقیم به Microsoft SharePoint جهت آرشیو و مدیریت پیشرفته اسناد
• امکان ترکیب با زیرساخت‌های موجود سازمان برای دسترسی یکپارچه به فایل‌ها
• آرشیو، طبقه‌بندی و جستجوی سریع اسناد
• ایجاد پوشه‌بندی خودکار بر اساس نوع رکورد یا تاریخ
• فیلتر و جستجو بر اساس عنوان، توضیح یا تاریخ بارگذاری
• نمایش تاریخچه تغییرات و نسخه‌های فایل‌ها
• قابلیت استفاده در فرآیندها و Workflowها
• افزودن و بررسی فایل‌ها به‌عنوان بخشی از جریان‌های کاری (Workflows)
• اطلاع‌رسانی خودکار هنگام بارگذاری یا حذف فایل‌ها

مثال کاربردی

فرض کنید تیم فروش شما نیاز دارد تمامی قراردادهای مشتریان را مستند و در دسترس نگه دارد.

با استفاده از ماژول مدیریت فایل و اسناد، هر قرارداد مستقیماً در فرم مشتری ذخیره شده، عنوان و توضیح آن ثبت می‌شود، و در صورت نیاز قابل دانلود یا جایگزینی است — بدون آنکه سرعت سیستم کاهش یابد.

در نهایت، تیم مدیریت می‌تواند به‌راحتی تمامی فایل‌ها را از طریق فیلترها یا گزارش‌ها مشاهده کند.

مناسب برای

• سازمان‌هایی با حجم بالای اسناد، قراردادها و فایل‌های پروژه‌ای
• واحدهای فروش، پشتیبانی، منابع انسانی و حقوقی
• شرکت‌هایی که نیاز به آرشیو مستندات مشتریان دارند
• مجموعه‌هایی که به دنبال راهکاری سبک، امن و سریع برای ذخیره فایل‌ها در CRM هستند

مزایای کلیدی

• جلوگیری از افزایش حجم پایگاه داده CRM
• تسهیل فرآیند بایگانی و بازیابی فایل‌ها
• ارتقای سرعت عملکرد سیستم
• حفظ امنیت و کنترل دقیق دسترسی
• سازگاری کامل با Microsoft SharePoint
• کاهش وابستگی به فایل‌های پراکنده و نا‌منظم

نتیجه نهایی

ماژول مدیریت فایل و اسناد CRMONLINE ، نظم را به فضای کاری شما بازمی‌گرداند.

با این افزونه، تمام مستندات سازمان در یک مکان منسجم و امن ذخیره می‌شوند و هر کاربر در هر زمان می‌تواند به فایل‌های مرتبط دسترسی داشته باشد — بدون نگرانی از ازدحام داده‌ها یا افت سرعت سیستم.

نتیجه: بایگانی منظم‌تر، کارایی بیشتر و مدیریتی هوشمندتر در Dynamics 365.