معرفی محصول

در سازمان‌های مدرن، ایمیل هنوز یکی از اصلی‌ترین کانال‌های ارتباطی با مشتریان و همکاران به شمار می‌رود.
ماژول  Email Configuration CRMONLINEراهکاری است برای یکپارچه‌سازی کامل سرویس ایمیل با  Microsoft Dynamics 365 / CRM، به‌طوری که تمام پیام‌های ارسالی و دریافتی، اطلاع‌رسانی‌ها و سوابق مکاتبات به‌صورت منسجم در پروفایل مشتریان ذخیره شوند.

با استفاده از این ماژول، تمام تعاملات ایمیلی به بخشی از فرآیندهای کاری شما تبدیل می‌شوند — قابل جستجو، مستندسازی و تحلیل در داخل CRM.

اهداف ماژول

• ثبت و آرشیو کامل ایمیل‌های ارسالی و دریافتی در CRM
• بهبود هماهنگی بین تیم‌های فروش، پشتیبانی و مدیریت ارتباطات
• ارسال و دریافت مستقیم ایمیل‌ها از داخل Dynamics 365
• اطلاع‌رسانی خودکار از طریق ایمیل در فرآیندهای کاری
• کاهش نیاز به ابزارهای جانبی ایمیل و تمرکز بر ارتباطات یکپارچه

قابلیت‌ها و امکانات

1. ارسال و دریافت ایمیل (Email Send & Receive)
   • ارسال مستقیم ایمیل به مخاطبان از داخل فرم‌های CRM (Contact، Lead، Opportunity و…)
   • دریافت ایمیل‌های ورودی و ذخیره آن‌ها در پرونده مشتری مربوطه
   • نمایش کامل زنجیره مکاتبات در Timeline مشتری
2. آرشیو خودکار ارتباطات ایمیلی (Email Archiving)
   • ذخیره کلیه ایمیل‌های ارسالی و دریافتی در سیستم  CRM
   • امکان فیلتر بر اساس فرستنده، تاریخ یا موضوع
   • ردیابی تاریخچه تعاملات برای تصمیم‌گیری سریع‌تر
3. استفاده از ایمیل در فرآیندهای خودکار (Workflow & Process Integration)
   • ارسال ایمیل خودکار در رخدادهایی مانند ثبت سفارش، صدور فاکتور یا تغییر وضعیت تیکت
   • استفاده از الگوهای آماده (Email Templates) در فرآیندهای خودکار
   • ایجاد رکوردهای جدید (مانند Lead یا Case) بر اساس ایمیل‌های دریافتی
4. اتصال و پیکربندی برای هر کاربر (Per-User Configuration)
   • مدیریت مجوزها و سطح دسترسی کاربران به Inbox سازمانی
   • هماهنگی کامل با سیستم اطلاع‌رسانی داخلی و ماژول فعالیت‌ها
5. پشتیبانی از چند پروتکل ارتباطی  (Flexible Integration Options)
   • Microsoft Exchange Integration
   • SMTP / POP3 Synchronization
   • پشتیبانی از ایمیل‌سرورهای سازمانی و سرویس‌های ابری (Office 365, Gmail, Yahoo, Custom Servers)
6. اطلاع‌رسانی و یادآوری خودکار (Automatic Notifications)
   • ارسال اعلان‌های خودکار در صورت دریافت ایمیل جدید
   • استفاده از ماژول مدیریت فعالیت‌های زمانی برای ارسال Reminder از طریق ایمیل

مثال کاربردی

فرض کنید یکی از مشتریان شما برای پیگیری فاکتور خود ایمیلی ارسال می‌کند.
ماژول Email Configuration ایمیل را شناسایی کرده و به‌صورت خودکار در CRM ذخیره می‌کند،
سپس رکورد مشتری مربوطه را به‌روزرسانی کرده و کارشناس فروش از طریق نوتیفیکیشن داخلی مطلع می‌شود.
در صورت نیاز، پاسخ مستقیماً از همان صفحه CRM ارسال شده و به‌صورت خودکار در تاریخچه مکاتبات ثبت می‌گردد — بدون نیاز به ورود به Outlook یا Gmail.

مناسب برای

• شرکت‌های خدماتی، فروش، و پشتیبانی با حجم بالای مکاتبات
• سازمان‌هایی که نیاز به آرشیو و پیگیری تعاملات ایمیلی دارند
• مجموعه‌هایی با تیم‌های چندکاربره که از Microsoft Exchange یا SMTP استفاده می‌کنند
• کسب‌وکارهایی که می‌خواهند فرآیندهای CRM را با ایمیل‌های کاری خود هماهنگ کنند

مزایای کلیدی

• دسترسی سریع به تاریخچه کامل مکاتبات با مشتریان
• افزایش بهره‌وری کارشناسان از طریق ارسال و دریافت درون‌سیستمی
• جلوگیری از گم‌شدن یا فراموشی ایمیل‌ها
• پشتیبانی از چندین سرویس‌دهنده و پروتکل ایمیل
• افزایش نظم و شفافیت در ارتباطات سازمانی

شرایط و تنظیمات فنی

• اتصال از طریق Microsoft Exchange Online / On-Premise
• یا از طریق SMTP / POP3 Secure Channels (TLS/SSL)
• امکان فعال‌سازی ارسال خودکار، ردیابی باز شدن ایمیل و ضمیمه فایل‌ها

نتیجه نهایی

ماژول  Email Configuration CRMONLINE، نقطه اتصال بین CRM و ارتباطات ایمیلی شماست.
با این افزونه، تمامی مکاتبات کاری در Dynamics 365 ثبت، ساختارمند و قابل پیگیری می‌شوند — بدون نیاز به ابزارهای خارجی.
نتیجه: شفافیت در ارتباطات، اطلاع‌رسانی بلادرنگ، و تجربه‌ای حرفه‌ای‌تر در مدیریت تعاملات مشتری.