معرفی محصول

راهکار قراردادها، یکی از ماژول‌های کلیدی و پرکاربرد سیستم CRM است که به‌منظور مدیریت هوشمند چرخه‌ی قراردادها از مرحله‌ی ثبت تا تمدید، صدور فاکتور و کنترل نقدینگی طراحی شده است.

این ماژول به سازمان‌ها کمک می‌کند تا قراردادها را به‌صورت متمرکز، شفاف و قابل پیگیری در سیستم ثبت و مدیریت کنند، و تمامی رویدادهای مرتبط (اعم از پرداخت‌ها، ضمانت‌نامه‌ها، بیمه‌ها و تمدیدها) را در بستر CRM تحت کنترل داشته باشند.

راهکار قراردادها به‌صورت کامل با ماژول‌های فروش، مالی، فاکتور، پشتیبانی و اطلاع‌رسانی یکپارچه است و برای سازمان‌هایی مناسب است که حجم بالایی از قراردادها و تعاملات مالی دارند.

اهداف راهکار

• ایجاد نظم و شفافیت در مدیریت قراردادهای سازمان
• خودکارسازی فرآیند صدور فاکتور و پیگیری پرداخت‌ها
• کاهش خطای انسانی و جلوگیری از فراموشی موعدهای مهم
• کنترل وضعیت نقدینگی و تعهدات مالی قراردادها
• فراهم‌سازی دید 360 درجه از وضعیت هر قرارداد در CRM

قابلیت‌ها و امکانات

• ثبت قراردادها (Contract Registration)
• تعریف نوع قرارداد (فروش، خدمات، پشتیبانی، اجاره و…)
• ثبت اطلاعات کامل شامل طرفین، تاریخ شروع و پایان، مبالغ، شرایط و پیوست‌ها
• ارتباط مستقیم با رکوردهای مشتری، فرصت فروش و فاکتور
• یادآوری تمدید قرارداد (Renewal Reminder)
• تعریف هشدار خودکار قبل از تاریخ پایان قرارداد
• ارسال اعلان به مدیر مربوطه یا کارشناس فروش
• امکان تمدید مستقیم قرارداد قبلی با یک کلیک
• ثبت اشخاص و نقش‌ها در قرارداد (Contract Roles)
• تخصیص نقش‌های مختلف مانند کارفرما، مجری، ناظر، ضامن و پیمانکار فرعی
• ارتباط هر نقش با رکوردهای موجود در CRM (Contact, Account)
• صدور خودکار فاکتور (Automatic Invoice Generation)
• تعریف الگوی صدور فاکتور (ماهانه، فصلی، دوره‌ای یا بر اساس مرحله)
• تولید خودکار فاکتور طبق الگوی مالی تعریف‌شده
• اتصال مستقیم فاکتورها به قرارداد برای پیگیری مالی
• مدیریت موعد پرداخت‌ها (Payment Milestone Management)
• ثبت و زمان‌بندی پرداخت‌های قرارداد
• نمایش وضعیت پرداخت‌ها در نمودار نقدینگی
• ارسال هشدار قبل از موعد یا در صورت تأخیر در پرداخت
• مدیریت بیمه قرارداد (Insurance Tracking)
• ثبت اطلاعات بیمه قرارداد شامل نوع بیمه، تاریخ شروع و پایان
• هشدار خودکار قبل از تاریخ انقضای بیمه
• مدیریت ضمانت‌نامه‌ها (Guarantee Management)
• ثبت انواع ضمانت‌نامه‌ها (حسن انجام کار، پیش‌پرداخت و…)
• ثبت تاریخ صدور، مبلغ، بانک صادرکننده و تاریخ سررسید
• اعلان خودکار قبل از موعد پایان اعتبار ضمانت‌نامه
• گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی (Contract Dashboard)
• گزارش وضعیت قراردادهای فعال، منقضی‌شده و در انتظار تمدید
• نمایش وضعیت نقدینگی و پرداخت‌ها در قالب نمودار تحلیلی
• مشاهده قراردادها بر اساس مشتری، نوع یا وضعیت اجرایی

یکپارچگی با سایر ماژول‌ها

• ماژول فروش: ایجاد قرارداد به‌صورت خودکار پس از بستن فرصت فروش
• ماژول مالی و فاکتور: صدور فاکتورهای خودکار بر اساس شرایط قرارداد
• ماژول پشتیبانی: ارتباط مستقیم قرارداد با تیکت‌های خدماتی و SLA
• ماژول اطلاع‌رسانی: ارسال پیامک یا ایمیل یادآوری تمدید، پرداخت یا انقضا
• ماژول انبار: مدیریت تخصیص کالاها و خدمات مرتبط با قرارداد

مثال کاربردی

فرض کنید شرکت شما با مشتری قراردادی یک‌ساله برای خدمات پشتیبانی امضا کرده است.

پس از ثبت قرارداد در CRM، سیستم به‌صورت خودکار زمان‌بندی صدور فاکتورهای ماهانه را ایجاد می‌کند، هشدار تمدید قرارداد را قبل از تاریخ پایان ارسال می‌کند، و وضعیت پرداخت‌ها را در داشبورد مالی نمایش می‌دهد.

در صورت پایان بیمه یا ضمانت‌نامه، اعلان خودکار برای کارشناس مسئول ارسال می‌شود.

به این ترتیب هیچ موعد یا تعهدی از قلم نمی‌افتد.

مناسب برای

• شرکت‌های خدماتی، پیمانکاری، فناوری و پشتیبانی
• سازمان‌هایی با قراردادهای بلندمدت فروش یا خدمات
• مجموعه‌هایی که نیاز به پیگیری دقیق نقدینگی و پرداخت‌ها دارند
• شرکت‌هایی که می‌خواهند فرآیندهای تمدید و فاکتوردهی را خودکار کنند

نتیجه نهایی

راهکار قراردادها، ستون فقرات مالی و حقوقی سیستم CRM شماست.

با استفاده از این ماژول، تمامی قراردادها، پرداخت‌ها، بیمه‌ها و ضمانت‌نامه‌ها در یک بستر یکپارچه، هوشمند و قابل گزارش‌گیری مدیریت می‌شوند —

نتیجه: شفافیت مالی، کنترل کامل تعهدات و آرامش خاطر مدیران