مدیریت اطلاع رسانی داخلی

معرفی محصول

مدیریت اطلاع رسانی داخلی ماژولی سازمانی برای انتشار، زمان‌بندی و رهگیری «اطلاعیه‌های درون‌سازمانی» در محیط Dynamics 365 / CRM  است.
این ماژول با تکیه بر دو زیرساخت Notification  و Scheduler، اطلاعیه‌ها را در موعد مشخص به مخاطبان هدف (شخص/تیم/نقش) نمایش می‌دهد و به‌صورت مستند نشان می‌دهد چه کسی، چه زمانی اطلاعیه را دیده و تأیید کرده—بدون نیاز به ایمیل، پیام‌رسان جانبی یا نصب نرم‌افزار اضافی.

تفاوت با ماژول نوتیفیکیشن

• نوتیفیکیشن: اعلان‌های رویدادی و بلادرنگ (Event-Based) مانند ثبت تیکت، سررسید قرارداد و…
• اطلاع‌رسانی داخلی: اطلاعیه‌های محتواییِ برنامه‌ریزی‌شده (Policy/Procedure/News) با رهگیری مشاهده و تأیید برای انطباق و هماهنگی سازمانی.

اهداف ماژول

• یکپارچه‌سازی کانال رسمی اطلاعیه‌های داخلی داخل CRM
• تضمین «رسیدن پیام» با ثبت مشاهده/عدم مشاهده و تأییدیه مطالعه
• کاهش آشفتگی ارتباطی (ایمیل‌های گمشده، گروه‌های متعدد)
• پشتیبانی از تغییر روال‌ها، سیاست‌ها، دستورالعمل‌ها و اعلان‌های مهم
• مستندسازی و حسابرسی (Audit) برای انطباق سازمانی

قابلیت‌ها و امکانات

1. ایجاد اطلاعیه ساختاریافته (Announcement Composer)
   • عنوان، متن، پیوست‌ها (PDF/تصویر/لینک SOP)
   • تعیین اولویت، برچسب‌ها (دسته‌بندی: سیاست، رویه، خبری، هشدار)
   • پشتیبانی از فارسی/RTL و چندزبانه
2. هدف‌گذاری مخاطب (Targeting)
   • انتخاب شخص، تیم، نقش امنیتی، واحد سازمانی
   • استثناها (Exclude) برای انعطاف حداکثری
3. زمان‌بندی و دوره نمایش (Scheduler Integration)
   • تعیین زمان شروع/پایان نمایش، تکرار (روزانه/هفتگی/ماهانه)
   • انقضای اطلاعیه و آرشیو خودکار
4. نمایش درون سیستم بدون نصب کلاینت
   • نمایش در وب‌کلاینت /Unified Interface
   • اعلان درون‌برنامه‌ای با کارت اطلاعیه قابل کلیک
   • امکان پین کردن اطلاعیه‌های مهم
5. رهگیری و انطباق (Read Receipt & Acknowledgement)
   • ثبت اینکه چه کسی، چه زمانی اطلاعیه را دیده
   • دکمه «مطالعه کردم/تأیید می‌کنم » (Optional & Mandatory)
   • گزارش اشخاصی که هنوز مشاهده نکرده‌اند
6. پیوند عمیق به فرآیندها (Optional Deep Link)
   • لینک به فرم‌ها/رکوردها/دانش‌نامه (Knowledge) برای اقدام سریع
7. گزارش‌ها و داشبورد مدیریتی
   • نرخ مشاهده و تأیید به تفکیک تیم/نقش/اطلاعیه
   • فهرست افراد «نیازمند پیگیری»
   • خروجی اکسل / Power BI
8. نسخه‌بندی و آرشیو
   • نگهداری نسخه‌ها هنگام اصلاح محتوا
   • آرشیو اطلاعیه‌های منقضی برای مراجعات بعدی
9. امنیت و دسترسی
   • سازگار با Security Role‌های  CRM
   • فقط مدیر/سرپرست‌های مجاز می‌توانند اطلاعیه بسازند/ویرایش کنند

سناریوهای کاربردی

• تغییر روال کاری: «از شنبه، فرآیند رسیدگی به شکایات به این صورت…»—زمان‌بندی از جمعه 18:00، الزام تأیید مطالعه برای کل تیم پشتیبانی.
• کمپین داخلی/آماده‌باش: اطلاعیه برای تیم فروش درباره اسکریپت جدید تماس—رهگیری مشاهده تا پایان روز.
• سیاست‌های انطباق: اعلام دستورالعمل امنیت اطلاعات—ثبت تأییدیه مطالعه برای ممیزی.

مناسب برای

• شرکت‌های خدماتی/پشتیبانی با تیم‌های چندلایه
• مراکز تماس و سازمان‌های با تغییرات روالی مداوم
• مجموعه‌هایی که به ردیابی مشاهده و تأیید اطلاعیه نیاز دارند
• سازمان‌های حساس به انطباق و حسابرسی داخلی

مزایای کلیدی

• اطمینان از رسیدن پیام با شواهد قابل گزارش
• کاهش وابستگی به کانال‌های پراکنده (ایمیل/گروه‌ها)
• یک منبع حقیقت (Single Source of Truth) برای اطلاعیه‌های داخلی
• بهبود سرعت هماهنگی و اجرای تغییرات
• مستندسازی شفاف برای ارزیابی عملکرد و انطباق

نتیجه نهایی

مدیریت اطلاع‌رسانی داخلی، ستون فقرات ارتباطات درون‌سازمانی شما در CRM است:
اطلاعیه‌های برنامه‌ریزی‌شده، نمایش در موعد، رهگیری مشاهده و تأیید—همه در یک جا.
نتیجه: هماهنگی سریع‌تر، اجرای دقیق‌تر روال‌ها و شفافیت کامل در اینکه چه کسی، چه زمانی مطلع شده است.